书记信箱、院长信箱是校务公开和党务公开的重要组成部分，是学院领导了解师生员工心声、解决实际问题的重要途径，是推动学院民主建设、促进学校发展的重要手段。为了更好地发挥门户网站信箱的重要作用，及时、高效地解决问题，现作如下说明：

一、信箱管理

1.门户网站信箱由院长信箱、书记信箱、综合信箱、在线咨询构成。负责受理反映具有普遍性的问题，对学院工作提出建设性的意见，需要多部门协调解决或多次反映仍未得到解决的问题以及举报或投诉的信件。

2.综合信箱的信件由院长办公室负责管理、维护。在线咨询由各职能部门和各系的主要负责人负责处理。

3.院长信箱明确专人管理，保持畅通。各职能部门和各系的主要负责人要认真受理信件反映的问题，及时回复处理结果，并将处理和回复情况报院长办公室备案。院长办公室对综合信箱、在线咨询的工作情况要加强监督和检查，及时向学院领导汇报有关工作情况，分别对师生来信给予直接答复、公开答复，或者委托职能部门答复。

4.信箱中的信件，一般在3个工作日内给予答复。如遇暂时不能解决的问题，将做出说明。各部门和各系部收到"院长信箱、书记信箱师生来信"的通知后，应及时研究处理，并在1-2个工作日内将有关处理情况报院长办公室以回复来信人和备案留存，特殊情况不能及时回复的，要说明原因。

5.书记信箱、院长信箱的管理人员，应严格遵守信访工作的有关规定，及时妥善处理信件。

6.为便于对所反映问题进行核实与回复，来信请注明自己的真实姓名和联系方式以便及时回复；未注明写信人姓名或姓名不实的来信，只作为一般性意见参考。

7.对广告性邮件、违反法律法规或恶意攻击学院或他人的邮件，管理员将直接删除，情节严重者将依法追究当事人责任。

8.反映意见和建议必须属实、语言文明，不得损害其他公民、法人和组织的合法权益。

9.管理员可能屏蔽部分敏感问题（答复），但仍将以电子邮件或电话方式答复提议者本人。

10.为便于核实情况和反馈处理意见，来信务必填入真实的个人信息。来信人的个人信息我们将严格保密。匿名信件原则上不予答复。

 

二、信箱受理范围

1.书记信箱

（1）信箱受理范围

主要受理学院党务事项：如党的建设和精神文明建设、党务公开、群团工作、廉政文化建设、人事干部任免、人才引进、思想政治工作、党委会决议落实情况及学院建设、发展的其他重要事项等。

（2）信箱受理程序

学院办公室秘书查收信件--学院党委办公室主任签办意见--相关部门人员办理（答复）--相关部门负责人审核—党委书记（或副书记）审定--学院办公室秘书回复。

（3）信件回复承诺时限

①一般事宜回复时间为3个工作日。

②重大事宜回复时间为1至2周。

（4）操作提示

打开“书记信箱”--填写个人信息（姓名、联系电话、联系地址）--提交内容（类型、主题、内容、建议等）。

2.院长信箱

（1）信箱受理范围

主要受理学院行政事务：如教学、科研、招生就业、专业建设、学生工作、设备采购、师资培训、后勤及安全管理、校园文化建设、院长办公会落实情况及学院建设、发展的其他重要事项等。

（2）信箱受理程序

学院办公室秘书查收信件--学院办公室主任签办意见--相关部门人员办理（答复）--相关部门负责人审核--院长（或分管副院长）审定--学院办公室秘书回复。

（3）信件回复承诺时限

①一般事宜回复时间为3个工作日。

②重大事宜回复时间为1周。

（4）操作提示

打开“院长信箱”--填写个人信息（姓名、联系电话、联系地址）--提交内容（类型、主题、内容、建议等）。

3、综合信箱

（1）信箱受理范围

主要受理师生日常工作、教学工作、宿舍管理、活动举办等事项。

（2）信箱受理程序

学院办公室秘书查收信件--学院办公室主任签办意见--相关部门人员办理（答复）--相关部门负责人审核--院长（或分管副院长）审定--学院办公室秘书回复。

（3）信件回复承诺时限

①一般事宜回复时间为3个工作日。

②重大事宜回复时间为1至2周。

（4）操作提示

打开“综合信箱”--填写个人信息（姓名、联系电话、联系地址）--提交内容（类型、主题、内容、建议等）。

4.在线咨询

（1）受理范围

主要受理各部门、各党支部（总支）有关事务，为师生及社会提供网络咨询。

（2）信箱受理程序

学院办公室秘书查收信件--相关部门办理（答复）--分管领导审定--学院办公室秘书回复。

（3）信件回复承诺时限为3个工作日。

（4）操作提示

打开“综合信箱”--填写个人信息（姓名、联系电话、联系地址）--提交内容（类型、主题、内容、建议等）。